Организация командировки — это проект, который состоит из ряда задач. И если упустить что-то важное, не избежать проблем: в худшем случае даже с налоговой. В этой статье разбираемся во всех тонкостях оформления деловой поездки:
- Чем служебная записка отличается от приказа.
- Нужно ли оформлять служебное задание.
- Что делать, если сотрудник потерял посадочный билет.
Определите, является ли поездка командировкой по закону
Уверены, что сотруднику предстоит именно деловая поездка? Чтобы в этом убедиться, давайте сверимся со статьёй 166 Трудового кодекса РФ.
Это командировка, если работник:
- Официально трудоустроен в компании.
- Выполняет служебное поручение вне места постоянной работы.
- Действует по распоряжению руководителя и в его интересах.
- Едет в поездку на конкретный срок.
Если все условия соблюдены, значит, речь идёт о командировке.
Получите служебную записку
Этот документ составляет руководитель сотрудника. Единой формы служебной записки на командировку нет. Каждая компания самостоятельно разрабатывает шаблон и закрепляет его в локальном нормативном акте.
Здесь нужно указать Ф.И.О. и должности составителя и получателя, наименование и дату оформления документа, служебную необходимость поездки и место назначения.
Выпустите приказ о командировке
На основании служебной записки составляют приказ, который подписывает руководитель компании. Это официальный документ, в котором указывается, кто, зачем и на какой срок едет в командировку.
Разработана унифицированная форма Т-9 Госкомстата, но компания может использовать удобный для себя вариант. Главное, чтобы в приказе была следующая информация:
- наименование организации;
- наименование документа и дата его составления;
- Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
- место командировки (страна, город, организация);
- срок командировки (количество календарных дней);
- даты начала и окончания поездки;
- цель командировки;
- организация, которая оплачивает командировочные расходы.
Возможно, вы слышали о служебном задании и командировочном удостоверении — но сегодня эти документы не обязательны.
Выдайте сотруднику аванс и суточные
Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, перед поездкой работодатель должен выплатить работнику аванс. Это сумма, которая нужна для компенсации проезда и проживания. Помимо этого, выплачивают суточные — деньги на дополнительные рабочие расходы в поездке.
Суточные начисляют за каждый день командировки, в том числе за выходные и праздничные дни. Размер суточных не фиксирован, но многие компании ориентируются на суммы, не облагаемые НДФЛ. Для поездок по России — это 700 рублей в день, для заграничных командировок — 2 500 рублей.
Забронируйте билеты и отель
Быстро и легко спланировать поездку поможет «OneTwoTrip для бизнеса». Это онлайн-сервис для организации командировок, которым пользуются уже больше 12 000 компаний.
Почему с нами удобно и выгодно:
- более 2 миллионов отелей по всему миру;
- авиабилеты от 800 компаний;
- ж/д билеты по России и СНГ;
- заказ трансфера;
- скидки на отели до 30% для корпоративных клиентов.
А если в командировку едет больше 10 человек, доверьте организацию поездки нашим менеджерам. Они подберут подходящие варианты, а вам останется только согласовать их и оплатить расходы.
Важный момент: подключение к сервису бесплатное, никаких агентских сборов и дополнительных платежей. При этом вы получаете доступ к сервису и удобному личному кабинету. Там вы сможете настроить тревел-политику компании и за пару минут забронировать билет или отель.
Зафиксируйте отъезд сотрудника в журнале учёта
В журнал заносят Ф.И.О. командированного специалиста и место назначения поездки (название организации и адрес).
Заполните табель учёта рабочего времени
Воспользуйтесь унифицированной формой Т-12 и Т-13 или внутренней формой компании. Дни командировки отмечают кодом «К», а их количество подтверждается после возвращения сотрудника.
Оформите авансовый отчёт
В течение трёх дней после возвращения из поездки работник должен сдать авансовый отчёт и подтверждающие документы в бухгалтерию.
К ним относятся билеты, чеки, квитанции, приходные ордеры, а также договоры. Необходимо официально подтвердить, что сотрудник действительно был в командировке, жил в отеле и, например, пользовался такси.
Бывает, что командированный теряет посадочный талон или забывает взять в отеле документы, подтверждающие проживание. В этом случае процедура возмещения расходов становится сложнее.
Такой ситуации можно избежать, если организовывать командировки в сервисе «OneTwoTrip для бизнеса». Здесь все нужные документы загружаются в личный кабинет автоматически. Их можно скачать и приложить к отчёту в любой момент.
Наш онлайн-сервис упрощает планирование командировок. Например, вы сможете увидеть расходы на билеты и отели для каждого сотрудника и отсортировать их с помощью фильтров, а также оплатить заказы удобным для вас способом: корпоративной картой, с депозита или постоплатой по счёту.
С любой непонятной ситуацией помогут разобраться специалисты службы поддержки: они работают круглосуточно и отвечают на вопросы по электронной почте, телефону, в чате в личном кабинете или в Telegram.
Оставьте данные в форме и получите бесплатный доступ к сервису "OneTwoTrip для бизнеса"
Листайте дальше, чтобы узнать, как получить бесплатный доступ к онлайн-сервису «OneTwoTrip для бизнеса».